La vostra chiusura richiede dieci giorni. Non è una fatalità.
La maggior parte delle funzioni finanza è lenta per ragioni strutturali, non per mancanza di impegno. Mappiamo ciò che accade davvero, quantifichiamo gli scarti e ricostruiamo la sequenza.
Ne riconoscete almeno tre
Nessuno è spettacolare. È il loro accumularsi che costa.
- Gli stessi numeri vengono ricopiati in un foglio di calcolo prima che qualcuno si fidi.
- Descrivere che cosa succede tra un ordine e il suo incasso richiede tre persone, e non sono d'accordo.
- Gli errori si scoprono al momento della chiusura, mai prima.
- Nessuno ha deciso chi approva che cosa: si è assestato da solo.
- Un ordine attraversa più sistemi prima di arrivare in contabilità, e nessuno sa quale faccia fede.
- La chiusura cade tra il giorno otto e il giorno quindici, e nessuno sa dire perché questo mese.
- La stessa spesa non viene contabilizzata due volte allo stesso modo, a seconda di chi la inserisce.
- Flussi che all'inizio funzionavano hanno smesso di andare bene, e nessuno ha avuto tempo di rifarli.
- L'assenza di una sola persona ritarda tutto.
Niente di tutto questo è un problema di persone. Sono i segni di un processo cresciuto invece che progettato.
Che cosa costa davvero un processo che nessuno ha progettato
Non le ore che ci si mettono — quella è la parte visibile. Il costo vero è altrove, e la chiusura ne è l'esempio più netto: ogni decisione presa tra la fine del mese e la chiusura si prende senza numeri. Dieci-quindici giorni di volo cieco, ogni mese, a tempo indeterminato. Gli altri quattro flussi hanno ciascuno la propria versione dello stesso conto.
- G+10 → G+3i tempi di chiusura a cui si punta dopo il rifacimento del processo
- 1 → 0passaggi di ricopiatura tra l'ERP e il numero pubblicato
- Nominatoogni fase ha un responsabile e una scadenza, visibili a voi
Che cosa ottimizziamo
Cinque flussi. Il vostro è uno di questi, o più d'uno.
- Order → CashFatturazione, incassi, riconciliazione. Un conto bancario collegato non è la stessa cosa di una banca riconciliata: lasciato a sé, si sollecitano clienti che hanno già pagato — e non quelli che non l'hanno fatto.
- Procure → PayFornitori, approvazione, fatture, pagamenti. Lasciato a sé, si paga due volte o troppo tardi, e nessuno riesce a risalire a chi aveva approvato che cosa.
- Expense managementPresentazione, approvazione, controllo, contabilizzazione. Lasciato a sé, l'IVA si recupera male e il controllo arriva dopo il pagamento.
- Record → ReportChiusura, contabilità analitica, reporting. Lasciato a sé, la chiusura si allunga senza che nessuno sappia dire per colpa di che cosa.
- Operations → FinanceVendite, acquisti, magazzino e operations, collegati correttamente alla contabilità. Lasciato a sé, un movimento di magazzino raggiunge la contabilità solo all'inventario — e lo scarto non ha più spiegazione.
Come procediamo
Sei fasi. Le prime cinque sono un progetto — di solito quattro settimane, di cui le prime due di osservazione: non proponiamo nulla prima di aver visto una chiusura vera. La sesta non ha data di fine.
- 1AnalisiMappiamo il processo che eseguite davvero, non quello documentato — fase per fase, con le attese e le rilavorazioni — e quantifichiamo ogni rottura.
- 2Processo obiettivoLa sequenza come dovrebbe girare, in Odoo, con i controlli che la rendono affidabile.
- 3ScenariDue o tre strade per arrivarci, quantificate in impegno e settimane. Scegliete voi. Noi non emettiamo un verdetto.
- 4RealizzazioneScriviamo le regole contabili e i loro test di collaudo. Il vostro integratore costruisce. Noi confermiamo che contabilizzi correttamente.
- 5FormazioneFormiamo il vostro team e documentiamo il processo, perché non dipenda da noi.
- 6Miglioramento continuoDove teniamo anche la vostra contabilità, siamo dentro il processo mese dopo mese — lo vediamo derivare prima che dobbiate dircelo.
Che cosa ricevete
Un documento di decisione, non una presentazione.
- La mappa dell'esistenteLa vostra chiusura come si svolge davvero, con ogni passaggio di mano e ogni attesa resi visibili.
- L'elenco degli scarti, ordinatoCiascuno quantificato, perché possiate fermarvi ai primi tre se è tutto l'appetito disponibile.
- Il modello obiettivoLa sequenza ricostruita, con la configurazione Odoo e i controlli che richiede.
- Una tabella di marcia a fasiImpegno stimato, responsabili nominati, quick win separati dal lavoro strutturale.
Quando la configurazione non basta più
A volte la risposta non è un processo migliore nella stessa forma. Ecco i casi in cui lavoriamo sulla forma stessa.
- Crescita
- Riorganizzazione
- Cambio di modello di business
- Uno schema di reporting che non va più bene
- Trasformazione della funzione finance stessa
- Strutturazione di un progetto finance o Odoo
- Coordinamento dei diversi attori
Che cosa automatizziamo, una volta sistemato il processo
- Acquisizione e imputazione delle fattureLe fatture fornitori arrivano, vengono lette e si posano sul conto e sull'asse analitico giusti — le eccezioni vanno a una persona anziché a una supposizione.
- Riconciliazione bancariaI modelli di riconciliazione trattano il ripetitivo. Ciò che non torna rientra come elenco breve invece di perdersi in un estratto conto.
- Note spesePresentazione, approvazione e contabilizzazione seguono una regola che decidete voi, non un'abitudine per squadra.
- Scritture ricorrenti e attività di chiusuraRatei, ripartizioni e controlli mensili vengono pianificati invece che ricordati.
- I controlli intorno a tutto questoAutomatizzare senza controllare significa sbagliare più in fretta. Ogni regola qui sopra arriva con il controllo che segnala quando non si è applicata.
Quando non è questa la risposta
Il lavoro sui processi ripara la sequenza e le responsabilità. Non ripara questo.
- I vostri dati arrivano sbagliati — quello è Dati & integrazioni, e viene prima.
- Vi servono braccia, non un processo migliore. A volte la risposta onesta è un'assunzione, o l'esternalizzazione della tenuta contabile.
- Il vostro Odoo non è ancora configurato per la finanza. Allora non è un problema di processo ma di impianto — piano dei conti, registri, impostazioni contabili, saldi di apertura. Quel lavoro lo facciamo noi, accanto al vostro integratore che porta il sistema. È un altro cantiere rispetto a questo.
Domande frequenti
Di solito quattro settimane: due di osservazione, due di progettazione. Non proponiamo un modello obiettivo prima di aver visto almeno una chiusura vera dall'interno.
Un accesso in lettura basta per la mappatura. Per la diagnosi non ci serve mai un accesso in scrittura, e ve lo diciamo prima che concediate qualsiasi cosa.
No. La fase di osservazione è volutamente passiva — guardiamo la chiusura che avreste fatto comunque. Le modifiche si propongono per il ciclo successivo, mai a chiusura aperta.
È un esito legittimo, ed è esattamente per questo che li separiamo. La tabella di marcia è a fasi perché possiate fermarvi dopo la prima senza che il lavoro vada perso.
Entrambe le cose sono possibili. La tabella di marcia dice quali parti possiamo eseguire noi, quali spettano al vostro integratore e quali il vostro team fa meglio da sé.
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