Basta esportare numeri. Cominciate a fare reportistica finanziaria.

I dati sono nell'ERP. Passare dalle registrazioni a un report su cui la direzione possa decidere resta manuale, resta discusso, e viene rifatto ogni mese. Noi progettiamo la reportistica — le definizioni, la struttura, il pacchetto — e poiché siamo anche i vostri commercialisti, possiamo poi produrla ogni mese.

Ne riconoscete almeno tre

Nessuno di questi è ancora un problema di reportistica. Tutti lo diventano.

  • Ricavi, margine ed EBITDA si calcolano in modo diverso in ogni foglio, e due report non dicono mai la stessa cosa.
  • Il dato è in Odoo, e il pacchetto direzionale si assembla ancora a mano.
  • Ottenere un solo numero affidabile richiede tre persone e un pomeriggio.
  • Magazzino, crediti, debiti e banca smettono piano piano di corrispondere a ciò che dice lo stato patrimoniale.
  • Il margine lordo si muove e nessuno sa dire quale rettifica lo abbia mosso.
  • Il pacchetto arriva abbastanza tardi perché il mese che descrive sia già finito.

Quanto costa davvero un numero non definito

Non le ore per costruire il pacchetto — quella è la parte visibile. Il costo vero è che un numero che nessuno sa difendere viene difeso lo stesso, in riunione, da chi lo ha costruito. Le decisioni si prendono allora su una cifra la cui definizione è cambiata dal trimestre scorso, e nessuno se ne accorge finché non lo chiede la revisione di fine anno.

  • 1definizione di ricavi, margine ed EBITDA — scritta, e la stessa ovunque
  • Riconciliatii partitari ricondotti alla contabilità generale prima che esca un numero
  • Ripetibileil pacchetto si produce allo stesso modo, chiunque sia in ferie

Come procediamo

Tre passaggi, e il primo non parla affatto di report. Un report costruito su dati che non riconciliano è solo un modo più rapido di sbagliare.

  1. 1Dati e definizioniVerifichiamo che cosa sia davvero affidabile oggi in Odoo, e mettiamo per iscritto che cosa significano qui ricavi, margine ed EBITDA. Resi, movimenti di magazzino, differenze sul prezzo d'acquisto e le altre rettifiche del costo del venduto ricevono una regola prima di ricevere una riga.
  2. 2Progettiamo il pacchettoIl conto economico gestionale, gli indicatori e la vista di cassa di cui la vostra attività ha davvero bisogno — non un modello. Consegnati in Odoo o in Excel, secondo quello che il vostro team userà realmente ogni mese.
  3. 3Lo produciamo noi, o lo producete voiReportistica ricorrente e le riconciliazioni che la sostengono, mese dopo mese. Oppure lo consegniamo con la documentazione e formiamo il vostro team. Sono entrambe risposte vere; non facciamo finta che la seconda ci convenga meno.

Che cosa contiene il pacchetto

Composto a partire da ciò su cui guidate l'attività, non da tutto ciò che Odoo sa stampare.

  • Conto economico gestionaleUn report coerente che la direzione legge allo stesso modo ogni mese, con il ponte verso il bilancio d'esercizio.
  • EBITDA e margine lordoL'EBITDA è facile da calcolare. Un EBITDA corretto — con dietro una definizione scritta — lo è meno, ed è quello di cui si discute.
  • Magazzino e costo del vendutoLe rettifiche del costo del venduto definite prima che finiscano in un report, perché il margine smetta di muoversi per ragioni che nessuno sa nominare.
  • Consuntivo contro budgetUna vista ricorrente su come l'attività va rispetto al piano, con scostamenti spiegati anziché elencati.
  • Cassa e working capitalDove sono davvero i soldi e che cosa li tiene fermi — la parte che un conto economico non mostra mai.
  • Viste per entità e per sedePer entità e consolidato, da un'unica struttura invece che da cinque fogli.
  • Cruscotti di indicatoriLa manciata di misure che la direzione guarda davvero, tenute aggiornate e tracciabili fino alla contabilità generale.
  • Riconciliazione partitari-contabilità generaleMagazzino, clienti, fornitori e banca ricondotti alla contabilità generale prima che esca qualcosa. È questo che rende difendibile tutto il resto.

Se siete venuti per una cosa precisa

Il dettaglio dietro la pratica, perché possiate verificare che il vostro caso ci sia.

  • Assi analitici e conti analitici
  • Regole di imputazione
  • Costo per attività, progetto, reparto o centro di responsabilità
  • Budget
  • Analisi degli scostamenti
  • Indicatori finanziari e operativi
  • Progettazione dei cruscotti
  • Strutturazione del dato dietro il report
  • Report adatti a ciascun livello di direzione

Quando non è questa la risposta

La reportistica poggia su altre cose. Quando quelle sono rotte, il report non le ripara.

  • I vostri flussi in entrata arrivano malformati — piattaforme, prestatori di servizi di pagamento, paghe. Quello è Dati & integrazioni, e viene prima.
  • Volete che si scelga e si installi uno strumento di cruscotti. Noi progettiamo che cosa entra nel report e da dove vengono i numeri; non siamo un fornitore di BI.
  • La vostra chiusura richiede quindici giorni. Un report più rapido su una chiusura tardiva resta tardivo — cominciate dal processo.

Le domande che arrivano prima della prima chiamata

L'uno o l'altro, e la maggior parte dei clienti finisce con entrambi. Progettiamo la reportistica una volta, poi la produciamo ogni mese se lo volete. Poiché siamo anche i vostri commercialisti, produrla non richiede di spostare nulla — siamo già nella contabilità da cui esce.

In quello che il vostro team userà davvero ogni mese. Odoo tiene il report attaccato al dato vivo; Excel è più facile da far girare e da annotare. Non abbiamo preferenze e lo diciamo — il formato che viene letto batte il formato tecnicamente migliore.

Perché la discussione in riunione non riguarda quasi mai l'impaginazione. Riguarda se quel margine comprende i resi, e se quello del trimestre scorso li comprendeva. Mettere per iscritto le definizioni è ciò che impedisce che il report venga rimesso in discussione ogni mese.

Sì, e vi diremo quali numeri sono sicuri da riportare e quali no, invece di riportarli tutti allo stesso modo. Se il problema vero sono i flussi a monte, la risposta onesta è sistemare prima quelli — è un altro incarico, e lo diremo.

No. Progettare la reportistica non richiede di spostare la vostra tenuta contabile. Richiede però che lavoriamo accanto a chi tiene i vostri libri, e ci servirà la sua collaborazione sulle riconciliazioni.

Spesso necessario prima

Portateci il pacchetto del mese scorso

Venti minuti sul report che mandate davvero alla direzione bastano per dirvi se il problema sono le definizioni, i dati sottostanti, o soltanto la forma.

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